5 modi per tenere una riunione in pista

5 modi per tenere una riunione in pista

Il mio peggio Spazio ufficio momento coinvolto seduto in un cubicolo con alcuni compagni di squadra, come si legge letteralmente attraverso una presentazione di PowerPoint stampata. Quando finalmente ho dato un'occhiata al mio orologio discretamente sotto il tavolo, mi sono reso conto che eravamo già 20 minuti dopo il nostro tempo assegnato e eppure non avevo ancora idea di chi stesse facendo cosa, da quando o perché. Frustrato, mi sono rivolto a due mentori e ho fatto loro una sola domanda: come si termina una riunione in tempo?

Il mio collega maschio mi guardò con sorpresa e disse senza mezzi termini: "Uh, ho messo il telefono sul tavolo e dico che siamo fuori dal tempo."La mia collega femminile, d'altra parte, annuì con un riconoscimento stanco. "È difficile interrompere senza essere scortesi", ha detto. “Provo a notare verbalmente quando sono rimasti 15 minuti per renderlo meno imbarazzante."

Ora, senza approfondire le importanti differenze di genere nelle loro due risposte o ottenere i miei "uomini V. Donne sul posto di lavoro ”Soapbox, penso che possiamo essere tutti d'accordo sul fatto che le riunioni possano essere forme follemente produttive e utili di collaborazione e conversazione o la peggiore perdita di tempo in assoluto. Ma mantenere le persone in pista e all'orologio richiede un po 'di pratica. Ecco 5 suggerimenti per terminare con successo una riunione in tempo.

1. Attenersi a 30 minuti

Ho imparato questa regola generale di pollice anni fa, e non mi ha ancora deluso. Quando stai organizzando una riunione, concediti 30 minuti, non di più, non meno. Perché? Perché le persone useranno quasi sempre qualunque tempo venga dato. Se si tratta di un incontro di 60 minuti, le persone continueranno a parlare dalla necessità di riempire lo spazio e in base al presupposto che la conversazione "abbia bisogno" ogni minuto. Questo potrebbe essere vero, ma lo è Generalmente non.

La bellezza di questo consiglio è che puoi sempre organizzare un altro incontro. Sempre! Seriamente, però, in quella prima mezz'ora capirai rapidamente se in realtà Fare Hai bisogno di più tempo per parlare o se starai meglio per e -mail in seguito, o almeno così. Potresti scoprire, come ho fatto io, che con un periodo di tempo più breve, le persone tendono ad essere più efficienti e intenzionali. (Me compreso.) Anche! Puoi terminare una riunione in anticipo. Pazzo, lo so.

2. Invita le persone giuste

All'inizio della mia carriera, mi sono seduto in molti, molti, molti incontri in cui mi chiedevo perché fossi lì. Avevo troppa paura di porre quella domanda ad alta voce, per paura di sembrare un giocatore di squadra poco brillante o di sembrare poco professionale, ma poi ho notato quanto spesso le riunioni sembravano trascinarsi perché troppe persone erano silenziose o una persona sembrava dominare il dialogo.

Le persone ti inviteranno alle riunioni per "tenerti in giro", ma ciò non significa che devi partecipare. Se non stai aggiungendo valore, non dovresti essere al tavolo.

Alla fine ho iniziato a porre la stessa domanda in un modo diverso: qual è il mio ruolo in questo incontro? E ha aiutato, immensamente. Almeno un terzo delle volte, l'altra persona si fermò, inclinò la testa di lato e disse: “Sai cosa? Puoi effettivamente saltarlo. Erano buoni."Gli altri due terzi del tempo, ho ricevuto chiarezza su come avrei potuto contribuire alla conversazione, il che ha reso l'incontro molto migliore.

Lo dirò lentamente ma con enfasi: le persone ti inviteranno alle riunioni a "essere gentili", o a "tenerti in giro", ma ciò non significa che devi partecipare. La mia teoria è che se non stai aggiungendo valore, non dovresti essere al tavolo; Se sembra una perdita di tempo, probabilmente lo è, e hai il permesso di rifiutare. Questo vale per ogni singola persona in una riunione, che tu sia l'invitatore o l'invito: se chiedi alle persone giuste di essere presenti e partecipare, allora le possibilità di dialogo produttivo e per il punto sono infinitamente più elevate.

Fonte: @rebeccataylornyc

3. Richiedi sempre un'agenda 

Non posso dirti a quanti incontri a cui ho partecipato con vaghi descrizioni come "Discutere il piano di comunicazione" e "idee di contenuti di brainstorming" senza agenda per affrontare. Abbastanza sicuro, più avanti, c'è stato un bel po 'di parto con un output molto utile. Queste riunioni senza direzione sono inclini a essere i peggiori trasgressori in termini di gestione del tempo.

La cosa difficile degli incontri in generale è che spesso sono per facendo O pianificazione. È importante sapere a quale tipo cade il tuo, in modo da poter preparare di conseguenza. Senza un'agenda per un incontro di brainstorming, ad esempio, le persone probabilmente si presenteranno supponendo che il tempo sarà dedicato a parlare di idee, non necessariamente presentare quelle che hanno già escogitato.

Non devi necessariamente elencare ogni singolo dettaglio, a volte non ha senso andare troppo lontano nelle erbacce, ma almeno prenditi il ​​tempo per considerare uno schema sciolto per guidare il gruppo. Fornire un'agenda o leggerlo in anticipo, crea una consapevolezza che aiuta tutti a dare priorità agli obiettivi e ai risultati per quel particolare scambio.

4. Sapere chi sta facendo cosa e quando

In ogni incontro e interazione su un progetto, mettono in pausa e prenditi un momento per identificare alcuni dettagli chiave: chi è responsabile di cosa? Quali sono gli obiettivi del lavoro svolto? Che tipo di tempi imposta il ritmo? Chi sta prendendo appunti? E così via.

Sii specifico su come far avanzare i progetti, anche nel mezzo della conversazione. È davvero facile per le persone muovermi a pieno titolo senza rispondere a queste semplici domande e parte dell'essere un leader significa essere quello che chiarire se necessario e aiutare a mantenere tutti i te stesso in pista.

5. Designare un facilitatore

Con quella stessa nota, sei mai stato in una riunione in cui la conversazione sembra circolare intorno e intorno a ... da nessuna parte? Anche io. Può essere utile scegliere qualcuno per facilitare le osservazioni, il che può essere un ruolo semplice come prestare attenzione al ritmo e alle cadenze delle interazioni. Se sei il facilitatore, funzioneresti in questo modo: noti che qualcuno nella tua squadra rimane sempre tranquillo, quindi chiedi il loro contributo; Allo stesso modo, se i colleghi vengono tagliati o interrotti, ti ritrovi per aiutare a fare spazio per il loro punto di vista.

Soprattutto, fai attenzione ai ninja di incontrare. Non ridere, sono serio. Questi sono reali e li conosci: il ragazzo che fa battute costantemente sottovoce, la ragazza che spettegola sul suo fine settimana, il capo si lamenta delle scadenze pazze, il manager si è messo in giro ogni due secondi con un'opinione. Incontrare i ninja sono tecnicamente innocui, considerando che spesso sono solo persone che sono ansiose di aggiungere i loro due centesimi su, beh, tutto. Tuttavia, al 100% hackerano il tuo attento agenda a proprio vantaggio se non stai attento, il che si traduce in tempo prezioso perso su argomenti di conversazione che non sono una priorità.

La buona notizia è che puoi educatamente interrompere con frasi come: "Mi piacerebbe riportare il gruppo a ..." o "Stiamo ottenendo un po 'di pista, ma sembra che abbiamo concordato ..." o " Quello che sento è che c'è un problema riguardo a XYZ."Se ci sono spin-off prevalenti, allora quegli argomenti non sono tangenti, sono cose da affrontare un'altra volta.

La linea di fondo? Non aver paura di stabilire linee guida su come rispettare il tempo di tutti.

Il tuo turno: qual è il peggior incontro che tu abbia mai vissuto? Come si mantengono le riunioni in pista e in tempo?