6 cose da smettere di fare nelle tue riunioni di routine

6 cose da smettere di fare nelle tue riunioni di routine

Che si tratti di una sessione di recupero settimanale o di un team quotidiano, tutti noi abbiamo una sorta di incontro che dà il tono al giorno lavorativo ed è dove dobbiamo abbagliarsi! Eppure è facile cadere in una carreggiata e potresti fare alcune cose che ostacolano un incontro di successo ed efficace. Quindi ecco sei cose da smettere di fare durante quegli incontri di routine e ti troverai molto più coinvolto e produttivo.

1. Seduto contro il muro

Conosci il trapano: ti dirigi nella sala conferenze e anche se c'è un tavolo da conferenza quasi vuoto, prendi un posto nella fila di sedie che fiancheggiano il muro. Sheryl Sandberg ha una grande storia sull'incoraggiare le donne a sedersi fisicamente al tavolo e note che spesso, a causa della nostra scelta di posti a sedere, possiamo apparire come spettatori invece di partecipanti alle riunioni. Se sei invitato a una riunione, hai altrettanto motivo per essere in prima linea come chiunque altro.

Quindi la prossima volta, sfida te stesso per cambiare un po 'la tabella dei posti e andare direttamente al tavolo principale. Ti troverai ancora più coinvolto e pronto a contribuire!

2. Elencando solo le tue cose da fare

Il tuo incontro può andare in molti modi diversi, ma spesso include la voce della tua attuale elenco di progetti e su cosa stai lavorando. Quando possibile, considera di muovere la messa a fuoco e invece contribuisci impatto di cosa c'è nella tua lista di cose da fare o cosa hai bisogno da altri per completare il progetto. Questi punti di discussione provengono tanto più collaborativo e fanno anche il miglior uso del tempo dei colleghi.

In pratica questo potrebbe sembrare come modificare il tuo normale carrello delle cose da fare. Invece di dire che hai un incontro domani con il team di marketing, aggiungi un po 'di più sul perché questo conta e chi sta contribuendo. Potrebbe diventare qualcosa del genere: “Domani io e Diana ci incontriamo per concludere gli ultimi dettagli della campagna pubblicitaria. Pensiamo di poter risparmiare all'azienda circa $ 5.000 in questo progetto e mi piacerebbe che qualcuno dalla contabilità sedasse per contribuire."

3. Pensando a breve termine

È facile rimanere coinvolti nella mania dell'ufficio quotidiano, quindi spesso non concediamo il tempo nel nostro incontro per affrontare i problemi a lungo termine. Può essere allettante aggiungere una strategia separata o riunioni di pianificazione a lungo termine ai nostri calendari già completi. Invece, vedi se ci sono obiettivi più piccoli negli obiettivi più grandi che puoi rompere e affrontare durante la riunione settimanale (o quotidiana). Mettere da parte qualche minuto per questo rende le questioni strategiche più attuabili e mantiene lo slancio su progetti a lungo termine.

4. Partendo senza articoli di azione

Idealmente, le riunioni dovrebbero cambiare il modo in cui visualizzi il tuo carico di lavoro per il giorno o cosa c'è nella tua lista degli obiettivi per la settimana. Queste modifiche non devono essere drammatiche, ma in un modo per determinare il valore e la produttività della riunione sta partendo con gli articoli di azione, ma questo non significa che l'elenco di cose da fare debba crescere in modo esponenziale. Significa che sei creativo con idee su nuove iniziative o persone con cui collaborare.

Se non ti trovi con gli elementi di azione, forse non stai trovando valore nelle discussioni che si verificano. Cerca di impegnarsi il più possibile e pensa a modi innovativi per trasformare ciò su cui è stato rivisto in azioni specifiche su cui lavorare.

5. Saltare le connessioni personali

Quando siamo impegnati a volte sembra abbastanza difficile arrivare a una riunione in tempo! Quindi spesso corriamo attraverso il contenuto della riunione e torniamo ai nostri banchi il più presto possibile. Ciò che ci manca, tuttavia, è l'opportunità di connettersi personalmente con i nostri colleghi. Forse fare un po 'a sdraiare un po' dopo che l'incontro è finito per chiedere a un collega come è stato il suo weekend o cosa c'è nella sua lista di progetti. Questo fa molta strada nella costruzione di un rapporto! Ricorda, alcune delle conversazioni più produttive avvengono a margine dell'evento principale.

6. Prolungare in modo inutilmente

Da qualche parte lungo la strada, è stato deciso che un'ora è stata la quantità magica di tempo che le persone dovevano avere un incontro produttivo. Non così! Alcuni degli incontri mattutini più produttivi sono quelli che si verificano come "rannicchiati" con le persone in piedi insieme alcune volte alla settimana per recuperare gli elementi essenziali. Le linee guida per una fretta efficace includono l'avvio del tempo, la limitazione a quindici minuti e il salvataggio della risoluzione dei problemi per altre riunioni specificate. Forse questo può aiutare la tua squadra a concentrarsi!

Ma se un rapido huddle quotidiano si sente un po 'troppo audace per la tua cultura dell'ufficio, potresti comunque beneficiare della rasatura di qualche minuto dalle riunioni settimanali più lunghe. Invece di un'ora, proponi un limite di tempo di 45 minuti. Impostare le aspettative per un incontro ancora leggermente più breve può aiutare a creare un senso di urgenza e concentrazione che rende l'intero team più produttivo.

Quali sono alcuni modi in cui mantieni le riunioni produttive per te?