8 suggerimenti per gestire con successo la tua casella di posta

8 suggerimenti per gestire con successo la tua casella di posta

La maggior parte dei giorni sembra che la nostra e -mail ci gestisca invece del contrario. Connettività costante e opportunità di lavorare in remoto lettaci alle nostre caselle di posta come mai prima d'ora. Poiché l'e -mail rimane la nostra modalità primaria di comunicazione in ufficio, ottenere una gestione delle nostre caselle di posta può sembrare che stiamo ottenendo una gestione della maggior parte del nostro mondo di lavoro. Allora cosa fanno le donne di maggior successo in modo diverso per gestire la posta elettronica?

1. Sappi che l'email non è il tuo lavoro

La gestione della posta in arrivo inizia con una retrowing mentale di come pensiamo al lavoro. A meno che tu non sia una delle ragazze brillanti che effettivamente progettano Gmail o le nostre caselle di Outlook, l'e -mail non è in realtà il tuo lavoro. L'e -mail è solo uno - tra tanti - strumenti per comunicare, connettere, pianificare e organizzare. A partire da pensarci come uno strumento anziché un legame ti fa nel giusto quadro mentale per far funzionare l'e -mail per te.

2. Pianifica i tempi di elaborazione e -mail

Lasci la tua email aperta sul tuo desktop tutto il giorno? Dagli una settimana in cui cambi tale abitudine e imposti tempi distinti per elaborare e rivedere le e -mail. Ad esempio, regalati dalle 9 alle 10 e dalle 15 alle 16 per essere nella tua casella di posta elettronica ed elabora, file e rivedi. Questa elaborazione batch funziona meglio perché puoi essere privo di distrazioni e concentrarti veramente sulla creazione di risposte significative ove necessario.

Se ti dà gli alveari per pensare di perdere qualcosa che si trova nella tua e -mail per alcune ore, considera di styling su una risposta fuori ufficio. “Sto lavorando a un grande progetto questa settimana e esaminerò solo le e-mail tra 9-10 e 3-4. Sentiti libero di chiamare o inviare messaggi se la nota richiede una risposta più urgente."Sarai sorpreso quando quasi nessuno ti accetta.

Fonte: @9to5chic

3. Pratica la regola di One Touch

Prendiamo i nostri telefoni e diamo una scorrimento attraverso le nostre e -mail ogni mattina con il caffè sull'allenatore. Leggi un argomento. Aprilo. Chiudilo. Aprilo di nuovo. Pensa a una risposta. Chiudilo di nuovo e decidiamo che aspetteremo di arrivare in ufficio. (Solo io?) Quando mi sono impegnato nella regola del tocco, il mio caos e -mail è diminuito drasticamente. Decidi che non aprirai un'e -mail finché non sarai pronto a rispondere, file o elaborarla.

4. Colpire l'iscrizione

Riceviamo troppe email. Periodo. La newsletter che ci è stata iscritta per questo abbiamo letto una volta. L'elenco Distro a cui siamo stati in qualche modo aggiunti da un fornitore esterno. Impegnati a una settimana di sforzo "annullamento dell'iscrizione" e ogni volta che una nota colpisce la posta in arrivo che sai che non leggerai, fai i passi extra di caccia al suo mittente e scendendo dall'elenco. Rimarrai stupito da quanto disordine viene rimosso da questo sforzo marginale.

5. Costruisci i tuoi modelli

Che si tratti di un aggiornamento settimanale per il tuo capo, sulle istruzioni all'imbarco per un nuovo assunto o qualunque risposta tu rivolga alle FAQ di un membro del team, i modelli sono la tua risposta. Ogni volta che stai ricreando testo in più e -mail, ci sono modi per farlo più velocemente. Salva modelli di bozza di note duplicate che inviano spesso. Usa i blocchi di firma per includere istruzioni per la chiamata in conferenza o indicazioni per la sala riunioni. In Outlook, funzionalità come "parti rapide" possono catturare interi blocchi di testo che si inseriscono regolarmente nelle note.

Fonte: @melissamale

6. Smetti di fare e-mail la tua lista di cose da fare

Sono selvaggiamente colpevole di lasciare che la mia casella di posta diventi la mia lista di cose da fare, e sebbene ciò possa sembrare un risparmio di tempo a breve termine, in realtà ci costa molta potenza cerebrale per elaborare le e-mail come una lista di cose da fare. Questo perché l'e -mail che sta attivando un'attività per te ha scoperto molto raramente le fasi dell'azione esatte che devi prendere. Invece di rendere e-mail un vago riferimento a un "da fare", elabora mentalmente che e-mail una volta solo una volta, rompendolo in passaggi attuabili e utilizzando l'elenco delle attività della tua casella di posta per scrivere effettivamente ciò di cui sei responsabile e quando.

7. Usa tutte le funzionalità di posta elettronica disponibili

Filtri, bandiere, codifica a colori per mittente e cartelle con regole sono tutte basi piuttosto comuni che vorrai padroneggiare per ottenere un manico sulla tua casella di posta. Se non stai ancora massimizzando queste funzioni di smistamento, trascorri un po 'di tempo a imparare esattamente come funzionano per il tuo rispettivo sistema di posta elettronica.

Se stai già lavorando a questo livello, controlla altre funzioni meno utilizzate. Ad esempio, sapevi che Outlook ha una funzione di "pulizia"? Se sei uscito dalla tua casella di posta per un po ', questo è un piccolo bot che esegue e elimina e -mail duplicate come le risposte su un thread. Non preoccuparti di perdere allegati o di perdere un testo unico. Catturerà entrambe queste cose!

8. Scegli altri strumenti tecnologici

Una volta che smettiamo di pensare all'e -mail come un unico strumento di comunicazione, è una presa sulla nostra giornata di lavoro! Ci sono così tante piattaforme utili, app e nuovi modi per connettersi con i nostri colleghi. Slack e Asana sono ottimi hub di gestione e comunicazione. Blogin è un buon posto per condividere notizie interne e pubblicare letture e Zoom ti dà un modo rapido per ospitare una chat video in movimento.

Chiediti: se stavi creando questo processo o progetto da zero senza e -mail come comunicheresti con i colleghi? Brainstorming con il tuo team su nuove opzioni e vedere quali strumenti i tuoi protocolli di sicurezza sul posto di lavoro consentono.

Come rimani in cima alla tua casella di posta? Quali altri strumenti o piattaforme di comunicazione sono i tuoi preferiti?