E -mail etichetta 101 scrivendo e -mail professionali

E -mail etichetta 101 scrivendo e -mail professionali

La persona media invia e riceve da qualche parte circa 122 e -mail aziendali al giorno. Questa è una statistica piuttosto sorprendente, non è vero?

Ma quando ci prendi qualche minuto per pensarci, in realtà non lo è Quello scioccante. Siamo tutti piuttosto ossessionati dalle nostre caselle. Personalmente, ho sei account e -mail e di solito mi sento come se non potessi allontanarmi da qualsiasi tipo di schermo per più di due minuti senza una nuova e -mail che si fa strada per me.

Inutile dire che quando siamo tutti costantemente inondati di nuovi messaggi che spuntano nelle nostre caselle. E questo non presenta sempre un problema! Davvero, non c'è niente di sbagliato nel mantenere i tuoi messaggi casuali quando rispondi a un amico sui piani del pranzo o chiedi una ricetta da tua madre. In effetti, probabilmente sarebbe decisamente strano se fossi incredibilmente lucido e formale in quelle e -mail.

Tuttavia, quando quelle abitudini e-mail rilassate e disinvolte iniziano a farsi strada nella tua corrispondenza professionale come un'e-mail che accompagna una domanda di lavoro o una richiesta per un'intervista informativa, allora puoi iniziare a sembrare sciatto e persino un po 'pigro.

Quindi, se hai iniziato a diventare un po 'troppo rilassato con i tuoi messaggi, probabilmente è tempo di un rapido aggiornamento sull'etichetta coinvolta con e -mail professionali. Ecco cosa devi sapere!

1. Metti un po 'di pensiero nella tua riga dell'oggetto.

Dal momento che ci stiamo tutti affrontando con le caselle di posta ingombro su base giornaliera, devi renderlo ovvio e converte esattamente ciò che il tuo messaggio è in particolare in un ambiente professionale, quando sai che la persona alla fine ricevente della tua nota è già follemente folle Occupato.

Quindi, sii il più descrittivo possibile con la riga dell'oggetto. Qualcosa di vago come: “Ho pensato che ti piacerebbe!"Funziona bene come soggetto quando si passa un utile articolo al tuo amico. Ma qualcosa di più dettagliato come: “Ottimo articolo sui consigli di networking!"È meglio per un contatto professionale.

2. Usa un vero saluto e un firma.

Riesco a capire voler mantenere la tua email il più breve e diretta possibile. Ma non credo nell'eliminazione completamente di questi due componenti tradizionali. Pensa all'email come una lettera digitale. Il tuo saluto e il tuo firma legano insieme l'intero messaggio, oltre a mantenere un certo livello di professionalità che renderti ovvio che hai digitato in modo rapido e distratto l'intero messaggio sul tuo iPhone mentre eri in fila al drogheria (anche se è vero!).

Sia che tu voglia iniziare con un "caro Susan" super formale o usare qualcosa di più conversazionale come, "Ehi, Susan!"Dipende totalmente da te. La parte importante è ricordare di includere questi elementi standard.

3. Salta la stenografia ed emoji!

Mentre le due forme di comunicazione sono diventate notevolmente simili, si prega di riconoscere che l'e -mail non è ancora la stessa cosa dei manganti. Ciò significa che dovresti saltare totalmente la stenografia e gli acronimi come lol, omg e persino haha. Non hanno posto in e -mail professionali! Usa invece frasi complete: “È troppo divertente!"E persino un semplice," Wow!"Per ottenere lo stesso punto attraverso e in un modo molto più raffinato e professionale.

Gli emoji sono aperti al discussione quando si tratta di corrispondenza legata al lavoro e anche io sono stato conosciuto per lanciare una faccina sorridente amichevole di tanto. Ma, se ti senti anche minimamente incerto, è meglio lasciarli completamente fuori. La stessa regola si applica ai punti esclamativi. Usato con parsimonia, sono un ottimo modo per esprimere entusiasmo. Tuttavia, abusarli eccessivamente e diventano odiosi. Limitali a solo frasi dove tu veramente vuoi condividere l'eccitazione.

4. Sii cauto con l'umorismo.

Sono sicuro che il tuo sarcasmo è affascinante ed esilarante di persona. Nelle tue e -mail, tuttavia? Può facilmente farti sembrare sfacciato e maleducato. Quindi, a meno che la persona al fine di ricezione del tuo messaggio abbia già una buona sensazione per la tua personalità e il tuo senso dell'umorismo, ti consigliamo di procedere con cautela quando si tratta di usare i ritorni spiritosi nel tuo messaggio.

Sì, lo so che può far sentire come se le tue e -mail fossero totalmente prive della tua personalità. Tuttavia, preferiresti farli sembrare un po 'asciutti e noiosi che palesemente offensivi. Giusto?

5. Correggere, correggere, correggere la retribuzione!

Abbiamo tutti letto le e -mail che sono disseminate di errori ed errori. Qual è stata la tua impressione del mittente? Bene, sono disposto a scommettere che pensavi che quella persona fosse sciatta. Se lui o lei non potevano nemmeno prendere il tempo per scrivere correttamente il tuo nome, probabilmente non sei troppo entusiasta di aver bisogno di continuare una relazione professionale con quella persona.

Dovrebbe andare ovviamente, ma è imperativo che ti riporti le e -mail prima di inviare. Controlla errori e errori di battitura della grammatica e assicurati di aver scritto correttamente eventuali nomi adeguati (pensa alle persone e ai nomi dell'azienda!). Inoltre, non trascurare di dare una seconda occhiata all'indirizzo e -mail (vuoi assicurarti di inviare alla persona corretta) e alla riga dell'oggetto. Un argomento che recita: "Mi piacerebbe che tu abbia aiuto!"Probabilmente non farà la migliore prima impressione.

6. Rispondi prontamente.

Certo, questo è un punto con cui lotta con un po '. Da un lato, vorrei che potessimo eliminare quella pressione immensa che tutti sentiamo di essere costantemente connessi. Ma, d'altra parte, so quanto sia frustrante aspettare una risposta da qualcuno quando ho un disperato bisogno di una risposta.

Quindi, quando si tratta delle tue e-mail professionali, rendi il tuo obiettivo di rispondere prontamente di solito entro un giorno lavorativo. Anche se non riesci a mettere insieme una risposta dettagliata in quel periodo di tempo, dovresti almeno toccare la base e far sapere al mittente di aver ricevuto il messaggio e ci stai lavorando su. È molto meglio che lasciare quella persona che si chiede se la loro nota è fluttuante senza meta nel cyberspazio.

Tuttavia, non sacrificare la qualità per la velocità. Non vuoi sparare una risposta spensierata COSÌ rapidamente che trascuri di mettere insieme una risposta ponderata e benefica (a meno che tu non stia inviando una delle e -mail di conferma sopra menzionate). Le persone non saranno felici di ricevere la tua risposta se manca totalmente il marchio o non risponde Tutto delle loro domande.

Ci sentiamo tutti incatenati alle nostre caselle di posta. Quindi, chi può davvero biasimarci per aver lasciato scivolare un po 'la nostra etichetta e -mail? Ma quando si tratta del tuo lavoro e della corrispondenza relativa alla carriera, è importante che tu faccia del tuo meglio per rimanere il più professionale possibile. Usa questi suggerimenti e sei sicuro di creare e -mail lucide!

Quali consigli sull'etichetta e -mail tieni a mente quando si reda in email professionali? Ci siamo persi?