Come dare la priorità quando la tua lista di cose da fare vuole ucciderti

Come dare la priorità quando la tua lista di cose da fare vuole ucciderti

Ti siedi al tuo computer, prendi il tuo blocco note preferito e inizi a annotare un elenco di cose da fare per il giorno: rispondi a quella e-mail; controllare l'avanzamento di un progetto esistente; raggiungere una nuova connessione; Termina la revisione (e invia!) un enorme incarico.

E prima che tu lo sappia, sei senza carta, ma sai che c'è ancora molto da fare. E ora, piuttosto che guardare la tua lista di cose da fare come qualcosa per dare il via alla produttività, mantieniti organizzato e in realtà aiuto tu, ti senti come se fosse solo fuori per prenderti.

Siamo stati tutti lì! Fissare quella lista apparentemente senza fine non è divertente in particolare quando c'è così tanto da realizzare non puoi nemmeno determinare come e dove iniziare. Ma non ancora in preda al panico! Ecco sei suggerimenti per aiutarti a dare la priorità alla tua lista di cose da fare, anche quando il tuo carico di lavoro sembra completamente ingestibile.

1. Annota solo cosa esigenze per fare.

Questo punto sembra dolorosamente ovvio. Ma, se sei qualcosa come me, la tua lista di cose da fare sempre (in qualche modo) diventa una discarica. È dove noti tutti quei bocconcini casuali che si insinuano nella tua testa, che si tratti di un nuovo libro da leggere o di un'idea per un progetto a lungo termine su cui vuoi iniziare presto.

Prima che tu lo sappia, l'elenco che avrebbe dovuto tenerti concentrato un giorno è ora un documento che dettaglia i promemoria per i prossimi mesi. Quindi ora ti sta solo facendo sentire più stressato e invaso che ti aiuti a vedere una rapida istantanea delle cose che dovresti tagliare via Oggi.

Puoi ancora andare avanti e annotare tutte quelle piccole cose che devono trovare la via d'uscita dal cervello e sulla carta. Ma, dopo averlo fatto, inizia una lista di cose da fare separate solo per le prossime 24 ore. Ti aiuterà a sentirti meno sopraffatto e molto più chiaro.

2. Riconoscere la differenza tra urgente e importante.

E ora concentrati: anche se potrebbe non avere sempre voglia, c'è una grande differenza tra urgente e importante. Quindi, quando si cerca di uscire da una pila ridicolmente grande di compiti, concentrati esclusivamente sul urgente quelli, anche se ciò significa lasciare cose importanti che penzolano nella tua lista per il giorno successivo.

Armato di un elenco di cose da fare già rastrellato (vedi passaggio 1) Hai un buon inizio nel riconoscere ciò che devi realizzare. Ma ora ti sfido a prendere un pettine a denti fini in quell'elenco esistente. Per ogni articolo d'azione, chiediti: "È assolutamente necessario per domani mattina?"

Questo ti aiuterà a separare le cose che assolutamente Bisogno per fare dalle cose che hai veramente Volere per fare. Quando sei già premuto per il tempo e le risorse, concentrati solo sui barebone. Le cose che non hanno una scadenza urgente dovrebbero essere rimosse immediatamente. (Aggiungili all'elenco di Overflow, non alla tua lista di cose da fare oggi.)

3. Compiti simili batch insieme.

Progetto che passano, siamo tutti colpevoli di esso. Rispondi a un'e -mail, fai un piccolo progresso su un progetto, rispondi a un'altra e -mail e poi torna al progetto. Sì, stai lavorando difficile-Ma stai davvero lavorando accorto? Il cambio costantemente gli ingranaggi può spesso essere una distrazione, rendendo difficile mantenere la messa a fuoco e attraversare intere compiti dalla tua lista di cose da fare.

È qui che arriva il concetto di "batching". Numerosi esperti di produttività hanno affermato che raggruppare compiti simili insieme in lotti può aumentare significativamente la produttività. Quindi, indirizzo Tutto Di quelle e -mail persistenti e poi passa al tuo progetto più grande. Noterai un aumento della produttività e della concentrazione.

Quando si cerca di uscire da una pila ridicolmente grande di compiti, dovresti concentrarti esclusivamente su quelli urgenti.

Fonte: Abby Jiu per Everygirl

4. Utilizza la tecnica Pomodoro.

Hai sentito parlare della tecnica Pomodoro? Se cadi facilmente nella trappola della distrazione, questo può davvero aiutarti a rimanere nella zona. Fondamentalmente, divide la giornata lavorativa in blocchi. Lavori per 25 minuti e poi fai una pausa di cinque minuti. E quel ciclo completo è chiamato la tecnica Pomodoro.

Fare pause può sembrare controintuitivo quando il tuo programma è già pieno. Tuttavia, questo sistema di gestione del tempo funziona instillando un senso di urgenza. Sei motivato a fare più lavoro possibile in quei 25 minuti. È un grande trucco per essere più intenzionali con il tuo tempo!

5. Stima il tuo tempo.

Iniziamo tutti i nostri giorni lavorativi con le migliori intenzioni. E, sì, essere eccessivamente ambiziosi con la tua lista di cose da fare potrebbe sembrare una buona idea in teoria. Ma di solito significa che finisci la giornata ti senti frustrato.

È proprio per questo motivo che dovresti assegnare stime del tempo. Accanto a ogni attività, nota quanto tempo pensi che quel particolare articolo prenderà. Quindi, fai un po 'di matematica semplice e aggiungi tutto, tra cui almeno un'ora di tempo per il cuscinetto per blocchi inaspettati. Se tali stime si sommano a un numero ridicolo, è necessario dare la priorità seriamente ai tuoi articoli o lavorare una giornata in più per realizzare tutto.

Questo esercizio ti aiuta a essere realistico con ciò che miri a completare. Inoltre, ti permette di ottenere una gestione proattiva sul fatto che ti perderai una scadenza. Ciò significa che puoi anticipare il problema e analizzare le persone necessarie nel probabile ritardo, piuttosto che chiedere il perdono quando hai perso il segno.

Essere eccessivamente ambiziosi con la tua lista di cose da fare sembra una buona idea in teoria. Ma di solito significa che finisci la giornata ti senti frustrato.

6. Inizia.

I suggerimenti di cui sopra possono essere senza dubbio utili quando si tenta di affrontare un carico di lavoro schiacciante. Ma a volte la cosa migliore è fare un respiro profondo e iniziare.

Naturalmente, vuoi attaccare la tua lista di cose da fare in un modo il più metodico e strategico possibile, non vuoi perdere tempo inutilmente saltando da un progetto all'altro. Tuttavia, vuoi anche evitare di cadere nella trappola opposta: se passi così tanto tempo a capire Come Per iniziare la tua lista di cose da fare, finisci per perdere tempo che avresti potuto abituare a cancellare alcune attività.

Quindi, in definitiva, usa il tuo miglior giudizio quando si tratta di gestire le responsabilità e gli incarichi. Dopotutto, nessuno conosce il tuo stile di lavoro (o la tua lista di cose da fare, per quella materia!) così come te.

Cosa fai quando ti senti completamente sopraffatto dalla tua lista di cose da fare? Qualsiasi grande trucco di produttività da condividere?